Gestión por Decibeles
En la gestión por decibeles, atiendes primero las actividades del que grita más fuerte.
Aunque todas las actividades en tu empresa tienen una naturaleza diferente, al atenderlas por el nivel de enojo, se genera mucho desmadre operativo.
Si en la ecuación, agregamos otros componentes como la persona responsable, fechas, el cliente o proyecto, la situación se hace más complicada.
Una anotación en la libreta, una lista de actividades en excel o los post-it en el pizarrón, no son gestión de actividades.
En el caso de la libreta, en cuanto pasas de hoja, «se desaparecen las actividades», porque las dejas de ver, no porque estén resueltas.
En los exceles, solo una persona tiene el estatus y si es un excel compartido, es muy frecuente que existan errores de edición.
A todos nos ha pasado, que en nuestra libreta aparece un número misterioso, es tu letra, lo escribiste con tu pluma, pero no tienes ni idea de qué es: ¿Una cuenta bancaria, un teléfono, un número de guía, tu boleto de una rifa?
Y así multiplicado por cada persona, se crea una confusión generalizada, donde las actividades se atienden priorizadas por decibeles.
Es decir, atiendes primero las actividades del que grita más fuerte.
Como podrás adivinar, las actividades de las personas que no gritan, se dejan al último o simplemente no se hacen.
¿Dónde quedó la bolita?
Las actividades urgentes no nacieron vencidas, casi todas nacieron con varios días o semanas de anticipación, sólo que se perdieron de vista por la forma en que las anotamos, si es que las anotamos.
Por eso, cuando una situación explota, lo primero que tenemos que investigar es dónde quedó la bolita, para entonces ponernos a ver qué hacer. Por supuesto, esto es tardado, caro, estresante y pésimo para nuestra relación con el cliente.
Saber en dónde estás parado, necesita ser instantáneo, sin necesidad de pedir reportes o preguntarle a alguien.
Instantáneo significa dar un clic para ver el panorama general y otro clic para analizar a detalle algo que esté fuera de contexto.
Por eso es importante tener una plataforma que te ayude a gestionar las actividades, en base a todas sus dimensiones: Tipo, origen, cliente, proyecto, responsable, fecha de inicio, fecha de entrega.
Tipos de Actividades
Cotidianas, futuras y recurrentes.
Cotidianas, se generan en el día a día por la interacción normal de las personas en la empresa, para solicitar apoyo con algún tema para una fecha específica.
Futuras, son como las cotidianas, sólo que tienen que comenzar en una fecha futura, por ejemplo dentro de dos meses. Son las que normalmente se olvidan.
Recurrentes, son las actividades mensuales, trimestrales que debemos hacer siempre en el contexto de la relación con un cliente, para gestionar un proyecto o algún tema interno. Sólo se hacen la primera vez, después, también se olvidan.
Adicionalmente debes considerar que cada actividad está relacionada a un tema, ya sea interno, de un cliente, proyecto o servicio.
¿Para cuándo?
Éste es el punto neurálgico de la gestión de actividades, porque toda actividad, repito, toda actividad, necesita tener una fecha de cumplimiento.
Cuidar esta referencia garantiza que todas las actividades ocurran en el momento oportuno, ni antes ni después.
Te permite también anticipar situaciones, es decir, evitar las urgencias por descuido.
Cuando todas las actividades se cumplen a tiempo, la gestión se ordena, el caos desaparece y cada persona puede enfocarse en su responsabilidad.
Hay un componente adicional muy importante, cada actividad debe tener solamente un responsable. Recuerda, pendiente de todos, responsabilidad de nadie.
Si no sabes quién es, piensa en quién vas a regañar si algo sale mal y listo, esa es la persona responsable.
Plataforma de Colaboración
Nuestra plataforma de colaboración CALIXE, está diseñada para gestionar actividades, dependiendo de sus permisos de usuario, cualquier persona puede ver reportes y gestionar actividades, en tiempo real.
Hay un tablero específico de indicadores, que se actualizan cada vez que una persona realiza una actividad, con lo cual siempre tienes información actualizada.
Sin embargo, lo más importante no es la plataforma, lo más importante es la gestión del cambio.
No es posible que una empresa cambie de la noche a la mañana, su forma de gestionar, sólo por tener una plataforma.
Nosotros seguimos junto con nuestros clientes, estos pasos:
Definir en blanco y negro: Cómo funciona tu empresa.
- Modelar el CALIXE para alinearlo con tu forma única de trabajar.
- Cargar información inicial.
- Entrenar a todas las personas en la nueva forma de colaborar.
- Enseñarlos a colaborar con la plataforma.
- Ejecutar las consecuencias positivas y negativas del cumplimiento.
- Entrenamiento continuo de personas actuales y nuevas.
- Acompañamiento permanente.
- Evolución continua de la plataforma.
Es mucho esfuerzo al principio, por supuesto, como todo lo que vale la pena.
La recompensa llega, cuando la cultura de trabajo en tu empresa está basada en la tranquilidad que generan el orden y el cumplimiento.
Cada persona, empezando por ti, sabe dónde está parado y cómo aportar más valor.
Como siempre, la decisión es del dueño, es tuya: ¿Gestionar por decibeles o gestionar por cumplimiento?
En esta liga puedes agendar directamente una llamada en el horario que prefieras, para platicar más al respecto.
Recuerda: Gestión por Cumplimiento