Cuando la información de la empresa está dispersa, navegamos a ciegas y perdemos dinero por los bomberazos y urgencias.
El término Data, datos, información o indicadores, inmediatamente nos remite al fantástico tablero de la computadora del Santo Enmascarado de Plata.
Pensamos también, que, solamente cuando tengamos el súper ERP o la plataforma más supercalifragilística, podremos aspirar a tener un tablero de información.
Así es que, mientras tanto, nos conformamos con nuestro buen juicio y el de las personas de nuestro equipo, utilizando tres indicadores ante cualquier situación: Bien, mal o más o menos.
Muchísimo dinero se pierde con estos indicadores, en forma de tiempo, retrabajos, confusiones, discusiones y por supuesto lana, que podrían haberse evitado fácilmente teniendo los datos correctos.
Y es curioso, porque, en un mundo con tanta tecnología, la información está más dispersa que nunca: Correos, exceles compartidos, mensajes de whatsapp, bloc de notas del celular, libreta, memoria de las personas.
Sin embargo, el problema no es la tecnología, el problema es nuestra interpretación de la información.
En el día a día, la forma en que interactuamos con la información es a través de los reportes, en el mejor de los casos, semanales.
Estos reporten son creados por los gerentes, que dedican de 1 a 2 días a recopilar la información de diferentes fuentes, acomodarla, hacer que tenga sentido y a veces darle una ajustadita para que no se vea tan fea. Y esa es la raíz del problema, que pensamos que la información solo está en los reportes cuando en realidad está en todos lados.
La fuente Cuantitativa es un poco más fácil de ver, tiene que ver con el dinero, ventas, compras, en general es todo aquello que se puede sumar, restar, multiplicar o dividir.
La Cualitativa son fechas, actividades, horas invertidas. Son todas aquellas cosas que solamente puedes contar. Por ello, muchas veces no se contabilizan y mucho menos se integran a los reportes.
Ambas fuentes generan muchos datos, a partir del trabajo cotidiano e individual de cada persona en nuestra empresa.
Es decir, cada persona en nuestra empresa genera cientos de datos, esta Data está escondida porque nunca la solicitamos o volteamos a ver.
Aquí ocurre otro sesgo importante, cuando hablo de este tema, más de una persona brinca en la sala y me dice que la información compartida, generaría un disturbio en la fuerza que alteraría la continuidad del espacio tiempo y la extinción de la raza humana como la conocemos.
Este pensamiento es válido para la información confidencial de la empresa. Que representa un volumen muy pequeño, comparado con la información que necesitamos para operar.
Lo importante es tener a la vista, de cada persona, solo la data relevante para su trabajo, que le permita anticipar cualquier situación y mejorar continuamente.
Esta información debe ser generada automáticamente, desde el trabajo de cada persona, sin que nadie tenga que hacer un reporte.
Te recomiendo repasar tu proceso operativo y para cada paso, identificar que datos son importantes para que las personas puedan garantizar que están haciendo lo correcto. Normalmente son 1 o 2 datos, cuantitativos y/o cualitativos.
Una vez realizado este ejercicio, identifica el rango mínimo y máximo para cada dato. Ejemplos: 30 a 60 minutos de ejecución, 300 a 500 pesos de flete. Valídalo con el equipo, define un punto único y ordenado para capturar estos dos datos, cuando cada persona realice sus actividades: Un excel compartido o una plataforma de colaboración como CALIXE.
Cuando hagas este ejercicio te sorprenderás por el número de indicadores, en total son muchos, sí, siempre ha sido así, sólo que no los habías puesto en blanco y negro. Lo importante es que cada persona solamente cuida 1 o 2 indicadores, algunas personas no tienen que cargar nada.
Ahora sí viene lo bueno, necesitas definir cómo vas a consolidar la información en tres niveles. El primero ya lo tienes, es el operativo, el segundo es gerencial y el tercero es directivo.
Un par de ejemplos:
Cuantitativo, cada persona captura lo que facturó en el día, el nivel gerencial es la suma de estos montos para las personas que coordina cada gerente. El nivel directivo es la suma de toda la facturación, para construir un solo indicador general. En cada nivel los rangos ayudan a ver en qué punto estamos.
Cualitativo, actividades realizadas para cada cliente por un ejecutivo. Se consolidan para el gerente de cuenta, se consolidan para dirección general. Nos ayuda a ver si el volumen corresponde a lo que vendimos y a la capacidad operativa que tenemos.
Con la tecnología actual, esta consolidación se realiza automáticamente sin intervención humana. por lo cual, es veraz y oportuna.
Con este detalle de información, todos en la empresa tienen una referencia relevante para su posición, que les permite gestionar oportunamente su trabajo, evitar situaciones de riesgo, mejorar el desempeño y por consiguiente, generar muchas más utilidades, aprovechando mejor los recursos de la empresa.
Desde el punto de vista directivo, además de que en cualquier momento puedes ver los indicadores generales, fácilmente puedes ir de lo general a lo particular, para analizar o identificar áreas de oportunidad.
Esta situación impacta también la cultura en tu empresa, porque las personas se enfocan en su área de responsabilidad, la colaboración se basa en datos y por consiguiente, las decisiones son más ágiles y precisas.
Con nuestra plataforma de colaboración CALIXE, cada persona gestiona las actividades que le corresponden y se generan automáticamente tableros de información en todas las dimensiones de tu empresa.
En esta liga puedes agendar directamente una llamada en el horario que prefieras. Me dará mucho gusto compartir contigo, cómo puedes tener data relevante.
Recuerda: Data Visible, Lana Imperdible.