Suponer Sale Carísimo
Cuando el seguimiento de las actividades está en la mente de cada persona, sus correos o libretas, todos salen perdiendo, porque las decisiones se basan en supuestos.
Cada persona tiene una versión diferente del estado del proyecto, o el pedido del cliente o la iniciativa interna.
Esta situación provoca muchos desacuerdos, discusiones, retrabajos, que hacen del estrés la cultura de trabajo.
Para evitar suposiciones, todas las personas deben tener la misma referencia con actividades, fechas y responsables claros.
Esta información permite tomar decisiones basadas en hechos, es decir, elimina las suposiciones.
Esa es la esencia Calixe, brindar a las organizaciones un punto común de referencia con información clara, concisa y oportuna.
Cuando no usas Calixe
Para un proyecto, existe una lista interminable de correos, con copia a muchas personas y archivos anexos. Esta confusión da espacio a dudas y suposiciones.
Ni siquiera el encargado del proyecto tiene claridad sobre lo que está pendiente. El cliente también está confundido porque pregunta usando un correo y le contestan varias personas a la vez.
Se acerca la fecha de entrega, aumentan los incumplimientos, la molestia del cliente, se hace una junta para ver quién tuvo la culpa y todos salen molestos y sobresaturados.
Con Calixe
Cualquier persona puede consultar la ficha de proyecto, que muestra con orden y claridad:
- La fecha de inicio y entrega
- El porcentaje de avance
- Una bitácora con los documentos de referencia y documentos de soporte
- La lista de las personas involucradas y qué actividades tienen asignadas
- Una lista general con todas las actividades
- Cada actividad con un responsable y fecha de entrega clara
Las juntas internas de avance se apoyan en la ficha de proyecto y desde ahí se ejecutan los acuerdos, ya sea reasignando actividades o bien creando nuevas actividades de apoyo.
Las juntas con el cliente también usan el Calixe como referencia, le dan tranquilidad al cliente en dos sentidos:
1) Una visión clara de los avances.
2) La tranquilidad de ser atendido por una empresa profesional.
En este escenario no hay supuestos, porque las decisiones se convierten en actividades que serán cumplidas en tiempo por el responsable.
Cuando eliminar supuestos tu empresa gana más
- Aumentas la efectividad del trabajo en equipo
- Puedes atender más proyectos
- Eliminas los carísimos retrabajos
- Todas las personas son más productivas
- Mejoras la relación con tus clientes